Rund 35 Software-Craftsmen. Zwei Standorte in Bielefeld und Berlin. Und trotzdem ein echtes Problem: Die Suche selbst fraß zu viel Zeit. klose brothers wusste, dass relevante Aufträge da waren. Sie fanden sie nur nicht systematisch genug. Das änderte sich mit TenderFlow — und das Ergebnis ließ nicht lange auf sich warten.
Das Unternehmen: Software-Craftsmanship aus Bielefeld
Die klose brothers GmbH ist ein 2010 gegründetes Softwareunternehmen — entstanden als Ausgründung der Universität Paderborn durch die Brüder Martin und Jaroslaw Klose. Heute besteht das Team aus rund 35 Software-Craftsmen und Expert:innen für moderne Softwarearchitektur, agile Entwicklungsmethoden und Clean-Code-Engineering.
klose brothers arbeitet unter anderem für Mittelständler und DAX-Unternehmen — in Bereichen wie Healthcare, Automotive, Financial Software, Big Data und Systemmodernisierung.
Das Problem: Wertvolle Zeit versickert in der Suche
Das Ausschreibungsmanagement bei klose brothers lief manuell, auf wenigen Portalen, zeitintensiv.
- Recherche auf nur 2–3 Portalen, weil mehr zeitlich schlicht nicht möglich war
- Enormer Aufwand für das manuelle Sichten, Einschätzen und Strukturieren der gefundenen Ausschreibungen
- Viele Ausschreibungen mussten abgelehnt werden, weil geforderte Frameworks oder Zertifizierungen nicht erfüllbar waren
- Das Risiko, passende Projekte auf anderen Plattformen zu übersehen, war real — und bekannt
„Der größte Aufwand steckt nicht im Angebot, sondern in der Suche selbst.“
Das bedeutete: Die Arbeit des Vertriebs floss eher in die Suche als in Kundenprojekte. klose brothers wusste, dass es passende Ausschreibungen gab — sie wurden nur nicht gefunden.
Die Lösung: Automatisiertes Monitoring statt manuelle Suche
Mit TenderFlow änderte sich der Prozess grundlegend. Statt manuell auf wenigen Portalen zu suchen, überwachte TenderFlow automatisch 150+ Vergabeportale und matchte relevante IT-Ausschreibungen auf das Kompetenzprofil von klose brothers.
Relevante Ausschreibungen, die sonst untergehen
TenderFlow identifizierte Ausschreibungen, die perfekt zu den technischen Fähigkeiten des Teams passten — darunter auch solche auf Plattformen, die klose brothers bisher nicht systematisch überwacht hatte.
KI-Zusammenfassungen für schnelle Entscheidungen
Statt komplette Vergabeunterlagen durchzuforsten, bekam das Team präzise Kernaussagen direkt an die Hand: geforderte Programmiersprachen, Frameworks, Zertifizierungen, K.O.-Kriterien. Laut Case Study half das dem Team, sofort einzuschätzen, ob sich ein Angebot lohnt.
Das Ergebnis: Jobcenter Dortmund — und mehr
Eine der von TenderFlow vorgeschlagenen Ausschreibungen war ein IT-Auftrag des Jobcenter Dortmund — passgenau zu den Kompetenzen von klose brothers. Das Team legte ein Angebot ein.
- Jobcenter Dortmund gewonnen: Sechsstelliges Auftragsvolumen — zwei Entwickler Vollzeit und eine Designerin im Projekt
- 2+ weitere Verfahren in der engeren Auswahl — in Verfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb qualifizieren Vergabestellen erst eine Gruppe geeigneter Unternehmen, bevor sie final entscheiden
- Massive Zeitersparnis: Was vorher Stunden dauerte, läuft jetzt in Minuten — deutlich weniger Suchaufwand, schnellerer Überblick, klarere interne Entscheidungen
„TenderFlow hat uns genau an dem Punkt entlastet, der am meisten Zeit verschlungen hat. Wir erhalten passende Ausschreibungen, klare technische Zusammenfassungen und sparen dadurch enorm viel Aufwand. Eine der Ausschreibungen haben wir direkt gewonnen.“
Was andere IT-Unternehmen daraus mitnehmen können
Was sich aus diesem einen Fall mitnehmen lässt, ist kein Branchenbefund, sondern eine Frage an den eigenen Prozess: Liegt der Engpass im Können — oder in der Sichtbarkeit?
- Manuelle Suche auf wenigen Portalen zeigt nur, was auf diesen Portalen steht — jede Plattform veröffentlicht genau die Verfahren, die auf ihr bekannt gemacht wurden
- Was nie gesehen wird, kann auch nicht gewonnen werden — bei klose brothers lag der Engpass in der Suche, nicht im Angebot
- KI-Zusammenfassungen sparen nicht nur Zeit — sie verbessern die Teilnahmeentscheidung, weil K.O.-Kriterien sofort sichtbar sind
- Früher informiert, besser vorbereitet: Wer eine Ausschreibung früh findet, hat mehr Zeit für ein hochwertiges Angebot
Fazit: Das Problem war nie das Angebot
klose brothers hatte die fachliche Kompetenz, bevor sie TenderFlow nutzten. Was fehlte, war der Überblick darüber, welche Verfahren überhaupt liefen — und das ist lösbar.
Für IT-Teams, die öffentliche Aufträge gewinnen wollen, verschiebt automatisiertes Monitoring den Aufwand: weg von der Suche, hin zum Angebot.
Dieser Beitrag schildert den Verlauf eines einzelnen Kundenprojekts und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die genannten Ergebnisse beziehen sich auf dieses Projekt; maßgeblich sind die zum Zeitpunkt Ihres Verfahrens geltenden Vorschriften und die Bedingungen des konkreten Verfahrens.
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