Bundesbehörde, Landesministerium, kommunaler IT-Dienstleister — wer bei öffentlichen IT-Aufträgen mitbieten will, trifft früh auf ein Kürzel: EVB-IT. Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen regeln, wie Verträge zwischen dem Staat und IT-Unternehmen strukturiert sein müssen. Wer sie nicht kennt, riskiert, dass eine geforderte Erklärung im Angebot fehlt — oder unterschreibt Klauseln, die er nicht gelesen hat. Dieser Leitfaden erklärt, was hinter den EVB-IT-Vertragstypen steckt — und was IT-Unternehmen in der Praxis wirklich beachten müssen.
Was sind EVB-IT?
Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) sind standardisierte Vertragsmodule, die speziell für die IT-Beschaffung durch die öffentliche Verwaltung entwickelt wurden. Sie ergänzen die VOL/B und schaffen einen einheitlichen rechtlichen Rahmen für IT-Verträge mit dem Staat.
Herausgegeben werden sie heute vom Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS); weiterentwickelt werden sie von der AG EVB-IT des IT-Planungsrats, in der Bund, Länder und Kommunen vertreten sind, im Austausch mit Verbänden.
Für Bundesbehörden ist die Anwendung der EVB-IT nach der Verwaltungsvorschrift zu § 55 BHO verbindlich. Auch die Länder sehen zum großen Teil identische oder ähnliche Anwendungspflichten vor. Für Kommunen bleibt es teils bei einer Empfehlung — Brandenburg etwa empfiehlt seinen Kommunen, die EVB-IT ebenfalls anzuwenden.
Warum EVB-IT für IT-Unternehmen so entscheidend sind
Wer auf eine öffentliche IT-Ausschreibung bietet, bei der EVB-IT gefordert werden, muss diese im Angebot akzeptieren — je nach Vergabeunterlagen auch durch eine ausdrückliche Erklärung. Fehlt eine geforderte Erklärung, kann das Angebot bei der formalen Prüfung der Angebote ausgeschlossen werden — unabhängig davon, wie gut das fachliche Angebot ist, sofern der Auftraggeber die Erklärung nicht nachfordert. Ob er nachfordert, entscheidet der Auftraggeber.
EVB-IT akzeptieren bedeutet nicht, unterschreiben und vergessen. Es bedeutet: kennen, was man unterschreibt — und was das Vertragsformular im Einzelnen festlegt.
Was mangelhafte EVB-IT-Kenntnisse in der Praxis kosten kann:
- Formaler Ausschluss: Angebot enthält eine geforderte Erklärung nicht → Ausschluss bei der formalen Angebotsprüfung möglich, sofern der Auftraggeber nicht nachfordert
- SLA-Verpflichtungen: Die im Vertragsformular festgelegten Reaktionszeiten und Verfügbarkeiten sind vertraglich geschuldet, auch wenn sie in der eigenen Kalkulation fehlen
- Gewährleistungsfristen je Vertragstyp: 24 Monate etwa bei Kauf, System und Erstellung, 12 Monate bei Überlassung Typ A und Pflege S — jeweils soweit nichts anderes vereinbart ist
- Haftung und Verjährung: Die Fristen und Haftungsregelungen der EVB-IT stehen fest, soweit im Vertrag nichts anderes vereinbart ist — wer sie nicht kennt, kalkuliert an ihnen vorbei. Beim Kauf entsprechen die 24 Monate der gesetzlichen Grundregel (§ 438 Abs. 1 Nr. 3 BGB); bei anderen Vertragstypen weicht die Frist davon ab
Die zwölf EVB-IT-Verträge im Überblick
Das EVB-IT-Regelwerk umfasst zwölf Verträge: elf Vertragstypen und eine Rahmenvereinbarung. Alle Vertragstypen wurden im März 2026 neu veröffentlicht. Je nach Art der IT-Leistung kommt ein anderer Vertragstyp zur Anwendung:
- EVB-IT Dienstleistung: Erbringung von IT-Dienstleistungen, etwa Beratung, Benutzerunterstützung oder Hotline. Geschuldet ist eine sorgfältige Leistungserbringung, kein Werk; werkvertragliche Leistungen wie die Erstellung von Software gehören nicht dazu.
- EVB-IT Überlassung Typ A: Dauerhafte Überlassung von Standardsoftware, gegebenenfalls einschließlich Pflege.
- EVB-IT Überlassung Typ B: Zeitweise, also befristete Überlassung von Standardsoftware.
- EVB-IT Pflege S: Pflege von Standardsoftware, etwa Überlassung neuer Programmstände, Hotline und Störungsbeseitigung. Für Individualsoftware und für auf Quellcodeebene angepasste Standardsoftware ist Pflege S nicht vorgesehen.
- EVB-IT Kauf: Kauf von Hardware.
- EVB-IT Instandhaltung: Wartung und Reparatur von Hardware.
- EVB-IT Cloud: Erbringung von Cloudleistungen wie SaaS, IaaS und PaaS.
- EVB-IT Erstellung: Erstellung von Individualsoftware und Anpassung von Standardsoftware auf Grundlage eines Werkvertrags.
- EVB-IT System: Erstellung von Gesamtsystemen aus Hard- und Software auf Grundlage eines Werkvertrags, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und, soweit vereinbart, mit Systemservice nach der Abnahme.
- EVB-IT Systemlieferung: Lieferung von Hard- und Software als System, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft.
- EVB-IT Service: Wartung und Pflege von IT-Systemen und weitere Serviceleistungen, etwa auch die Pflege von Individualsoftware.
- EVB-IT Rahmenvereinbarung: Beschaffung von Leistungen aus verschiedenen EVB-IT-Vertragstypen als Rahmenvereinbarung. Eigene AGB gibt es dafür nicht; es gelten die AGB des jeweiligen Leistungsbereichs.
Einen Vertragstyp „EVB-IT Planung“ gibt es nicht: Für die Planung von IT-Projekten gilt weiterhin der ältere BVB-Vertrag BVB-Planung, weil es dafür keine Entsprechung in der EVB-IT-Welt gibt. Welcher Vertragstyp im konkreten Verfahren gilt, gibt der Auftraggeber in den Vergabeunterlagen vor.
EVB-IT in der Ausschreibungspraxis: Was Bieter konkret tun müssen
Schritt 1 — Das richtige Modul identifizieren
Die Vergabeunterlagen geben vor, welches EVB-IT-Modul der Auftraggeber erwartet. Bei komplexen IT-Projekten können mehrere Module gleichzeitig relevant sein — etwa EVB-IT System für die Implementierung und EVB-IT Pflege S für die anschließende Pflege eingesetzter Standardsoftware. Prüfen Sie die Unterlagen sorgfältig, bevor Sie mit der Angebotserstellung beginnen.
Schritt 2 — Akzeptieren oder abweichen?
Als Grundregel gilt: EVB-IT werden unverändert akzeptiert. Abweichungen können als Änderung der Vergabeunterlagen gewertet werden und zum Ausschluss des Angebots führen. Eigene AGB entfalten neben den EVB-IT in der Regel keine Wirkung — auch wenn sie dem Angebot beigefügt werden: Die Vertragsformulare, etwa für EVB-IT System, Erstellung und Service, schließen weitere Geschäftsbedingungen aus, soweit im Vertrag nichts anderes vereinbart ist.
Die individuellen Festlegungen stehen im EVB-IT-Vertragsformular und seinen Anlagen, etwa Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Servicezeiten oder bei Cloudleistungen die Verfügbarkeitsklasse. Verhandeln lassen sie sich im offenen Verfahren und in der Öffentlichen Ausschreibung nicht: Der Auftraggeber darf nur Aufklärung über das Angebot oder die Eignung verlangen, Verhandlungen über Änderungen der Angebote oder Preise sind unzulässig (§ 15 Abs. 5 VgV, § 9 Abs. 2 UVgO). Hier lohnt sich deshalb die genaue Analyse vor der Angebotsabgabe.
Schritt 3 — SLA-Anforderungen realistisch kalkulieren
Die EVB-IT geben den Rahmen vor; die konkreten Werte stehen im Vertragsformular. Für die Kalkulation sind diese Punkte wichtig:
- Gewährleistungsfrist: je nach Vertragstyp, soweit nichts anderes vereinbart ist — 24 Monate etwa bei Kauf, Systemlieferung, System, Erstellung und Service, 12 Monate bei Überlassung Typ A und Pflege S
- Reaktions- und Wiederherstellungszeiten: werden im Vertragsformular je Störungsklasse festgelegt; die AGB selbst nennen keine Stundenwerte. Sind keine Reaktionszeiten vereinbart, sehen die AGB etwa für Pflege S und Instandhaltung einen unverzüglichen Beginn innerhalb der Servicezeiten vor; diese liegen ohne Vereinbarung montags bis freitags zwischen 8 und 17 Uhr
- Verfügbarkeit: wird im Vertrag festgelegt. Bei EVB-IT Cloud gilt ohne abweichende Vereinbarung mindestens die Verfügbarkeitsklasse VK1, das entspricht 99,0 %
- Abnahme: Bei den werkvertraglichen Vertragstypen (Erstellung, System, Systemlieferung) ist die Abnahme der Punkt, an dem die Verjährungsfristen zu laufen beginnen — bei System und Erstellung ab der Gesamtabnahme
Schritt 4 — DSGVO-Konformität prüfen
Verarbeitet der Auftragnehmer personenbezogene Daten im Auftrag der Behörde, sehen die EVB-IT eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vor, die die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllt, etwa nach Art. 28 DSGVO. Die Vertragsformulare, etwa für EVB-IT System und Erstellung, verweisen dafür auf eine eigene Anlage. Diese Vereinbarung kommt also zum EVB-IT-Vertrag hinzu.
Fünf Fehler beim Umgang mit EVB-IT
- EVB-IT ignorieren: Geforderte Erklärung fehlt im Angebot → Ausschluss bei der formalen Angebotsprüfung möglich, sofern der Auftraggeber nicht nachfordert
- Vorgegebenen Vertragstyp missachten: Wer etwa EVB-IT Kauf zugrunde legt, obwohl der Auftraggeber EVB-IT System vorgibt, ändert die Vergabeunterlagen → das kann zum Ausschluss führen
- Eigene AGB beilegen: Die EVB-IT-Vertragsformulare schließen weitere Geschäftsbedingungen aus, soweit im Vertrag nichts anderes vereinbart ist — beigefügte eigene AGB entfalten daneben in der Regel keine Wirkung. Wer darauf kalkuliert, kalkuliert auf einer Grundlage, die nicht gilt
- SLA-Anforderungen unterschätzen: Verpflichtungen aus den EVB-IT ohne ausreichende Kalkulation der Bereitstellungskosten akzeptieren
- Gewährleistungsfrist übersehen: Je nach Vertragstyp sehen die EVB-IT 24 oder 12 Monate vor, soweit nichts anderes vereinbart ist — prüfen Sie die Frist des vorgegebenen Vertragstyps gegen Ihre eigene Kalkulation
Fazit: EVB-IT sind kein Hindernis — sie sind die Spielregeln
IT-Unternehmen, die öffentliche Aufträge anstreben, kommen an den EVB-IT in der Regel nicht vorbei — für Bundesbehörden ist ihre Anwendung verbindlich, in den Ländern überwiegend ebenfalls, bei Kommunen teils nur empfohlen. Die gute Nachricht: Wer die EVB-IT-Vertragstypen kennt, weiß sofort, was eine Ausschreibung fordert — und kann sein Angebot von Anfang an korrekt kalkulieren und rechtskonform strukturieren.
Das Risiko liegt nicht darin, die EVB-IT zu akzeptieren. Es liegt darin, sie nicht gelesen zu haben.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die zum Zeitpunkt Ihres Verfahrens geltenden Vorschriften und die Vergabeunterlagen des konkreten Verfahrens.
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